21 sie Zarządzanie czasem jest łatwiejsze z regułą 2 minut

Reguła 2 minut – to jedna z popularniejszych technik zarządzania czasem. Warto ją stosować, choć wymaga nieco silnej woli (ale tylko na początku i nie aż tak dużo).

Na czym polega reguła 2 minut

Opisywana technika, wraz ze swoimi odmianami pojawia się bardzo często w literaturze na temat efektywności osobistej, ale najbardziej spopularyzował ją Dawid Allen w swoim „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.  A metoda jest bardzo prosta.

Jeżeli trafia do Ciebie jakaś sprawa, to znaczy ktoś Cię o coś prosi, przypominasz coś sobie, albo choćby pojawia się konieczność wyrzucenia śmieci, a Ty oceniasz, że całkowite załatwienie sprawy zajmie maksymalnie 2 minuty – robisz to od razu. Dlaczego? Dlatego, że planowanie działania, wpisywanie go do kalendarza itp., zajęłoby pewnie więcej czasu, a zwykłe pamiętanie, że trzeba to zrobić, obniżyłoby Twoją koncentrację na ważniejszych rzeczach.

Zwolnij!

Nim rzucisz się w wir dwuminutowych zadań jeszcze dwie małe uwagi (nie chciałbym, żebyś przypadkiem utopił się w morzu dwuminutówek).

Po pierwsze, jeżeli pracujesz nad czymś ważnym, powinieneś poświęcić temu pełną uwagę. Ale jeśli mimo to i tak dojdzie do Ciebie jakieś krótkie zadanie, zapisz je i zajmij się nim dopiero gdy skończysz kluczowe zajęcie.

Po drugie, jeżeli w trakcie Twojego dnia pojawia się sporo krótkich zadań, dobrym rozwiązaniem będzie zaplanowanie dla nich określonego czasu („bloku czasu”), na przykład 1 godziny po południu.

W takiej sytuacji, przez cały dzień spisujesz, wszystkie pojawiające się drobnostki, a następnie załatwiasz je zbiorczo. Dzięki temu nie będziesz musiał co chwilę przełączać swojej uwagi na różne zadania. Prawdopodobnie uda Ci się także, wykonać te zadania nieco szybciej, bo zamiast iść 3 razy skopiować po jednym dokumencie, zrobisz wszystkie kopie za jednym przejściem (wiem, wiem, powiesz, że u Ciebie nic nie może poczekać, tylko czy na pewno?)

Reguła dwóch minut i siła woli

Wspominałem o sile woli. Faktycznie przyda się (tak jak przy wprowadzeniu większości nawyków), aby nie odkładać tych drobnych zadań na później (albo nie robić od razu, gdy masz na nie specjalny blok czasu). Jednak akurat w tym przypadki, nie powinno to być zbyt trudne, zwłaszcza że szybko zobaczysz efekty.

I jeszcze jedno (tak na wszelki wypadek), reguła 2 minut zakłada, że dane zadanie trzeba zrobić, a nie że trzeba robić wszystko, co zajmuje 2 minuty. Na przykład, jeśli sprawdzenie jakiegoś plotkarskiego portalu zajmuje Ci 2 minut, to nie musisz tego robić od razu, ani wpisywać do zadań, które należy zrobić w określony bloku czasu. Nie, po prostu odpuść to zadanie (i wiele jemu podobnych).

Powodzenia:-)