04 sie Zarządzając czasem, pamiętaj o prawie Parkinsona

Przeczytaj, jeżeli mając na wykonanie zadania cały dzień, bierzesz się za nie późnym popołudniem, a o postanowieniach noworocznych przypominasz sobie w listopadzie.

Gdy masz cały dzień

Znasz taką sytuację? Masz dziś cały dzień na zrobienie raportu do pracy/pisanie pracy magisterskiej/zrobienie porządku w domu. Caaaały dzień, nie musisz więc się za bardzo spieszyć, prawda? Zaczynasz więc spokojnie, od przygotowania miejsca pracy i zrobienia sobie herbaty lub kawy. Nim zaczniesz pisać/sprzątać, poświęcając tej czynności całą swoją uwagę, postanawiasz jeszcze „przejrzeć internet”. To tylko chwilka, którą rozdzielisz na wymagające pilnego polubienia zdjęcia uroczych zwierzątek i ważne wiadomości, z którymi i tak nic nie zrobisz.

 
Dobrze! To teraz już do pracy! Ale jest dopiero 11.00, a Ty masz cały dzień, na to jedno zadanie! Przecież się wyrobisz, więc może jeszcze zadzwoń, albo napisz do kogoś, żeby go poinformować o tym, jak dużo ciężkiej pracy Cię dziś czeka. Oczywiście możesz o tym po prostu napisać na Facebooku, żeby wszyscy na raz mogli się o tym dowiedzieć. Taki wpis w oczywisty sposób uzasadni też odłożenie rozpoczęcia działania o dodatkową godzinę. Musisz przecież trochę poczekać, żeby zobaczyć ile osób polubi Twój wpis (tak na marginesie, skoro doczytałeś już do tego miejsca, to może byś udostępnił ten artykuł:-)), musisz też przeczytać wszystkie komentarze, które się pojawią: „współczuję Ci”, „ja też mam dzisiaj mega dużo pracy” (a jednak masz czas na pisanie komentarzy), „hi, hi, a ja mam dziś wolne” – w tym miejscu, czujesz się w obowiązku, aby dodać komentarz, do komentarza „ty to masz szczęście, zazdroszczę + emotikona wyrażająca zazdrość”.

 
Zdarzyła Ci się kiedyś taka sytuacja? Co było dalej? Niech zgadnę, około 16.00 nadal trudno Ci było skoncentrować się na zadaniu, gdyż teraz motyw przewodni Twoich myśli brzmiał: „trzeba się było za to wziąć wcześniej, teraz już się nie wyrobię, następnym razem zabiorę się za pracę wcześniej (nadzieja, nadzieja….)”. W dalszej kolejności, w zależności od potencjalnych konsekwencji niezrobienia zadania, pojawiała się:

a. praca dłużej niż do późna,

b. odłożenie zadania na jutro (dziś już i tak się nie wyrobię, za to jutro zacznę od samego rana).

 
Tak oto czas się wypełnił. Osobiście miewałem przypadki osób, które jak już się brały, to wykonywały swój plan (dbając o wysoką jakość) w ciągu zaledwie godziny, tyle tylko, że długo się nie brały, bo planowały na niego zbyt dużo czasu na przykład 8 godzin, po czym skrupulatnie wprowadzały w życie powyższą przepowiednię.
 

Prawo Parkinsona

I oto mamy miejsce na Prawo Parkinsona, które mówi o tym, że dana czynność zajmie nam tyle czasu, ile postanowimy na nią przeznaczyć (zostało sformułowane, aby zwrócić uwagę na nie potrzebny rozrost biurokracji i jej niewielką efektywność w latach 50. dwudziestego wieku, ale jeśli będziesz o nim pamiętał, kierując własnym życiem, pozwoli Ci zyskać sporo czasu).

 
Innymi słowy, jeśli zaplanujesz skończenie zadania w godzinę (o ile oczywiście to realne), najprawdopodobniej wyrobisz się w tym czasie. Ustalisz na tę samą pracę 4 godziny? Zdołasz je wypełnić. Widać to czasem u ludzi, którzy standardowo ledwo wyrabiają się ze swoją pracą w ciągu etatowych 8 godzin, ale gdy muszą wyjść dwie godziny wcześniej z pracy, już po 5 godzinach 30 minach, kończą ostatnie zadanie. Magia? Nie, po prostu, gdy mają poczucie lekkiego niedoboru czasu, w pełni koncentrują się na zadaniu, eliminując wszystkie dystraktory.

Praktyczna wskazówka wykorzystująca prawo Parkinsona

Ale co zrobić, gdy naprawdę masz cały dzień na jedno kluczowe zadanie i uważasz, że nie da się go wykonać szybciej?  Najlepiej podziel daną czynność na mniejsze części (tak, rozwiązanie jest naprawdę tak proste, tylko jak często z niego korzystasz). Pamiętaj, że jeżeli przewidujesz na coś bardzo duży blok czasu, to niemal na pewno, nie jesteś w stanie trafnie oszacować jak bardzo duży powinien być, a to zachęca do dodawania nazbyt dużych rezerw. Dlatego dziel na etapy tak małe, abyś mógł ustalić dość precyzyjnie ich czas trwania (najlepiej 30 – 60 minut), co ważne później pozwoli Ci to na bieżąco kontrolować postępy.

Skalowanie prawa Parkinsona

Pewnie część z Was pomyśli, że Prawo Parkinsona nie jest dla Was, ponieważ w ciągu dnia wykonujecie setki różnych, niepowiązanych ze sobą zadań, a komfort poświęcenia całego dnia na tylko jedno kluczowe zadanie, to dla Was nierealne marzenie.

 
Rozumiem to, dlatego chciałbym dodać, że wspomnianą regułę można również skalować. Na przykład, gdy postanawiasz w ciągu roku nauczyć się języka obcego, jest duża szansa, że przez pierwszych kilka miesięcy nic nie zrobisz, bo uznasz, że masz jeszcze bardzo dużo czasu (dość popularne zjawisko u studentów piszących pracę licencjacką/magisterską, którzy biorą się za jej pisanie już we wrześniu, ale w praktyce pierwsza strona często zostaje napisana w długi weekend majowy). Tu również przyda się podział na łatwiejsze do oszacowania krótsze etapy. Oczywiście planując roczne działanie, nie musisz go już na starcie dzielić na bloki po 30 minut, ale na przykład na miesięczne.

Powodzenia w poświęcaniu na zadania tylko takiej ilości czasu, jaka jest niezbędna.